Nội dung của email cũng cho thấy tính cách của người gửi. Ảnh minh họa: Corbis.
Với sự phát triển của Internet, e-mail đã trở thành một công cụ giao tiếp phổ biến. Ưu điểm của phương tiện này là nhanh chóng, thiết thực và tiết kiệm. Nhưng sự phổ biến của e-mail đã khiến nhiều người trở nên cẩu thả hơn và quên một số quy tắc nghi thức cơ bản:
thiếu tiêu đề hoặc không chính xác
Đây là một lỗi tương đối phổ biến, từ từ tính lười biếng và cẩu thả. Hãy tưởng tượng rằng trước cuộc họp của bạn mỗi ngày, đối tác của bạn sẽ nhận được hàng tá email, bao gồm cả bạn, không có chủ đề. Các diễn giả lo lắng về thư rác hoặc gặp rắc rối vì thiếu người gửi có thể bỏ qua các email này hoặc họ phải mở tất cả để đọc nội dung và tìm giao dịch. Theo thứ tự ưu tiên xử lý. Trong một thời gian giới hạn, sự bất cẩn này có thể khiến bạn mất điểm trong mắt đối tác.
Một “bệnh mãn tính” khác là chủ đề, có nội dung không nhất quán. Điều này thường xảy ra khi người gửi chọn trả lời từ một email cũ hoặc trả lời mọi người để viết một tin nhắn có nội dung hoàn toàn mới để tránh lãng phí thời gian nhập lại. Địa chỉ. Các chủ đề không phù hợp với nội dung thường khiến người nhận không quan tâm hoặc cảm thấy thất vọng hoặc không thoải mái.
Chủ đề của email nên truyền tải nội dung chính mà người gửi muốn thu hút cảnh báo. Do đó, bạn phải kiểm tra trước khi gửi và bạn cũng phải đặt các tiêu đề ngắn và rõ ràng để tránh sử dụng các thuật ngữ phổ biến như “tin tức mới nhất” và “xin chào”. Gửi không có e-mail ở đầu hoặc lịch sự gửi e-mail ở cuối. Sử dụng tin nhắn bắt đầu ngay lập tức bằng “Tôi muốn …” hoặc “Tôi cần …”, người nhận sẽ nghĩ rằng tác giả quá sẵn lòng hoặc thô lỗ, điều này có thể ảnh hưởng đến quan hệ đối tác kinh doanh.
E-mail không chỉ là một phương tiện truyền tải thông tin, mà còn là một công cụ để giao tiếp với các tiêu chuẩn văn minh nhất định. Bạn nên nói xin chào khi gửi email và luôn sử dụng các cụm từ lịch sự như “cả hai bạn ..” hoặc “nếu … tôi sẽ biết ơn” khi đưa ra yêu cầu và đề xuất. Ngoài ra, đừng quên kết thúc bằng ngôn ngữ trang trọng như “Lời chào chân thành”, “Cảm ơn!”, “Chúc bạn một ngày tốt lành” và đính kèm tên và thông tin liên lạc của bạn. – Ngày nay, một số sinh viên mới tốt nghiệp viết email thường sử dụng ngôn ngữ đơn giản, độc đáo hoặc thậm chí là biểu tượng cảm xúc trong email. Trong trường hợp này, người nhận sẽ nghĩ rằng họ không nghiêm túc và trưởng thành.
Quên các tệp đính kèm
Quên không đính kèm các tài liệu cần thiết sẽ tạo ra ít nhất hai email khác: nhắc nhở gửi tệp đính kèm và tin nhắn trả về bằng lời xin lỗi Điều này làm lãng phí cả thời gian của người gửi và sự cố của người nhận. Do đó, hãy tạo thói quen kiểm tra tất cả các email trước khi nhấp vào nút “Gửi / Gửi”. Chính xác hơn, bạn cũng phải chỉ định các tài liệu sẽ được đính kèm và nội dung hoặc mục đích cơ bản của các tài liệu này trong email. Tên tệp không được phổ biến như “tailieu.doc”, nhưng phải chứa nội dung chính như “Báo cáo bán hàng 2010.doc”.
Chân dung và đặc điểm nghề nghiệp của mọi người được phản ánh trong từng biểu hiện cụ thể và sẽ không tạo ra hình ảnh của các nhân viên bị phân tâm bởi e-mail.
Độc giả Dương Thu Trang
Chia sẻ kinh nghiệm của bạn qua vitinh@vnexpress.net